Règlement Intérieur
COMITÉ DES OEUVRES SOCIALES DU PERSONNEL DES COLLECTIVITÉS TERRITORIALES DE SAINT-QUENTIN
RÈGLEMENT INTÉRIEUR (Article 36 des statuts)
Validé par le Conseil d’Administration du lundi 13 mai 2013
Et modifié les 21 janvier 2014 (barèmes chèques vacances),
15 janvier 2015 (montants primes médailles)
4 mai 2016 (recadrage prime décès adhérents décédés en activités) et 1er janvier 2017 (CV)
TITRE 1 : ORGANISATION ADMINISTRATIVE
ARTICLE 1 : Le conseil d'administration, élu conformément à l'article 12 des statuts, est convoqué par son Président au minimum 4 fois par an et chaque fois que cela s'avère nécessaire afin d'examiner les différentes questions figurant à l’ordre du jour.
Le Président, après avoir pris avis des membres du Bureau, peut prendre toute décision qui s'impose sur une demande présentant un caractère d'urgence entre deux réunions. Il en rend compte au Conseil d'Administration au cours de la séance la plus proche.
ARTICLE 2 : Les collectivités adhérentes adressent en début d'année, en même temps que les cotisations, au secrétariat du Comité, la liste de leur personnel souhaitant continuer à bénéficier des avantages servis par le COS. En ce qui concerne les nouveaux agents, seront pris en compte au titre de l’année, article 8 des statuts, les membres du personnel en activité sous condition de paiement de la cotisation et d’une période correspondante à trois mois de présence consécutive dans l’année.
ARTICLE 3 : Tout adhérent nouveau doit, avant de bénéficier d'un avantage, avoir acquitté, au minimum sa cotisation. Les adhérents nouveaux arrivant par mutation et précédemment bénéficiaires d’un C.O.S. bénéficient dès leur arrivée des avantages.
ARTICLE 4 : Tous les agents permanents des collectivités affiliées peuvent adhérer à l'association. Ainsi que les agents en contrat aidé et les agents en contrat à durée indéterminée.
Dans le cas d'un couple de fonctionnaires, chaque adhérent bénéficie, à part entière, de tous les avantages accordés.
ARTICLE 5 : La perte de la qualité d'adhérent s'applique automatiquement à tout agent :
* n'ayant pas acquitté sa cotisation annuelle et après trois rappels restés sans réponse;
* quittant sa collectivité pour un emploi public ou privé;
* refusant de rembourser un prêt en cours;
* faisant preuve de malhonnêteté dûment constatée.
ARTICLE 6 : Tout agent ayant sollicité et obtenu un prêt ne peut cesser volontairement d'adhérer tant que la somme empruntée n'a pas été intégralement remboursée.
En dehors de ces secours motivés par des circonstances particulièrement exceptionnelles, le comité n’a pas vocation à accorder de prêts ou d’aide financière.
TITRE 2 : ORGANISATION FINANCIÈRE
ARTICLE 7 - RECETTES
Les ressources de l'Association sont celles prévues à l'article 7 de ses statuts.
Elles se composent :
- Des cotisations (10 € actifs et retraités)
- Des participations des collectivités fondatrices et affiliées (1.45 % de la masse salariale afférente aux agents des collectivités, hors charges et allocations pour perte d’emploi, figurant au compte administratif de l’année N-2 de chacune d’elles)
- Des produits dégagés des activités propres.
- Des subventions éventuelles et complémentaires.
- Autres produits.
- Intérêts et revenus des placements.
- Dons ou participations de toute nature
ARTICLE 8 – DÉPENSES
L’association a pour objet de se consacrer à l’action sociale, culturelle et de loisirs de ses adhérents. Ces dépenses sont donc essentiellement constituées des divers avantages octroyés à ceux-ci.
Des secours exceptionnels peuvent être accordés aux adhérents, en difficultés financières, dans le cas de problèmes familiaux graves après avis du conseil d’administration.
Le dossier comprendra, outre les justificatifs, une demande circonstanciée constituée par un courrier motivé adressé au Président du C.O.S.
PARTICIPATION AUX FRAIS DE SÉJOUR DES ENFANTS
Les enfants à charge jusqu'à l'âge de 14 ans peuvent, sous réserves, ouvrir droit à la participation du COS aux frais de séjour. Se référer aux « prestations » en page 31
HALTE-GARDERIE (0 à 3 ans)
Les garderies périscolaires ne sont pas acceptées.
VOYAGES
Le Comité confie aux agences spécialisées le soin de lui proposer, dans la mesure du possible, chaque année deux séjours, pour lesquels la participation est fixée à 107 € par adhérent.
Les inscriptions se font par ordre d’arrivée à la permanence. Lorsque le nombre d’inscriptions dépasse pour chaque voyage, l’effectif qui a été préalablement arrêté, il peut être décidé d’établir une liste d’attente, en cas de désistement.
Inversement, lorsque le nombre d'adhérents participant au voyage s'avère insuffisant, les inscriptions pourront être étendues, sans participation du C.O.S à toute personne non adhérente.
LOISIRS (RAPPELS RÉUNION DE BUREAU 18 AOÛT 2015)
Les adhérents ou non adhérents inscrits dans une activité sont tenus d’informer le comité en cas d’empêchement. Seuls les cas de force majeure seront remboursés.
Ø Pour toute inscription aux activités du comité, il est rappelé que :
« En cas de désistement après inscription, aucun remboursement ne sera effectué sauf raison médicale (sur présentation d’un certificat médical) »
Ø Pour toute activité organisée par le comité avec déplacement en bus, il est rappelé que:
« Pour tout voyage organisé par bus, les adhérents doivent être présents dans le bus » et « Les adhérents doivent impérativement être en possession de leurs cartes C.O.S lors des sorties »
Des contrôles peuvent avoir lieu pour vérifier si ce sont bien les ayants droit qui participent aux activités.
ADHÉSIONS ET COTISATIONS
Ø COMBIEN ?
La cotisation annuelle du C.O.S est de 10 € à régler en espèces ou en chèque le jour de l’adhésion.
Ø QUI ?
Peuvent devenir adhérents :
Les agents qui ont 3 mois de présence (dans les 12 mois précédents) dans une collectivité territoriale.
Les agents qui arrivent par mutation ou détachement ainsi que les agents issus de la fusion
(Ex. Saint-Simon) peuvent être pris immédiatement comme adhérents dès qu’ils disposent d’une fiche de paie d’une de nos collectivités.
Agents en contrats privés : les agents en contrats privés (CAE, CUI et apprentis) ou autres agents ne percevant pas de prime de fin d’année peuvent adhérer, mais doivent venir régler chaque année leur cotisation aux permanences du comité avant le 30 septembre de l’année en cours.
Pensez à vérifier vos fiches de paie au mois de novembre, la cotisation C.O.S de 10 € doit y figurer.
Si aucune cotisation n’apparait, il est impératif de venir régler cette cotisation dès le mois de janvier suivant au C.O.S afin de pouvoir continuer à être considéré comme adhérent.
Agents du SDIS (pro avant 2001) : Ces agents bénéficient d’un statut spécifique (convention).
Ils ne sont pas précomptés et doivent donc venir régler leurs cotisations chaque année aux permanences avant le 30 septembre.
Les conjoints d’adhérents décédés : Ces conjoints peuvent devenir adhérents de droit (décision du Conseil d’Administration du 31 juillet 2007 et Bureau du 5 avril 2016), mais doivent régler leurs cotisations chaque année aux permanences (sauf conjoints non imposables ayant déposé un formulaire au comité. Se référer aux « Primes et prestations C.O.S », « amélioration du quotidien »)
Ø COMMENT ?
Les modalités d’adhésion (sauf pour les agents SDIS et les conjoints d’adhérents décédés) :
Il convient de se rendre à l'une des permanences avant le 30 septembre de l’année en cours avec votre dernière fiche de paie, votre dernier arrêté (si non titulaire) une petite photo pour la carte d’adhérent, de remplir le formulaire type qui vous sera remis par les permanenciers et de régler la somme de 10 € (chèque ou espèces) au titre de la cotisation pour l'année en cours.
Les années suivantes, la cotisation sera (sauf contrats privés, agents SDIS, agents sans prime de fin d’année et conjoints d’adhérents décédés) prélevée sur la prime de fin d’année qui est versée par l'employeur au mois de novembre.
Là encore, nous vous demandons de vérifier vos fiches de paie du mois de novembre, la cotisation C.O.S de 10 € devant y figurer.
Si aucune cotisation n’apparait, il est impératif de venir régler cette cotisation dès le mois de janvier suivant afin de pouvoir continuer à être considéré comme adhérent.
Ø CONCERNANT LES RENOUVELLEMENTS D’ADHÉSIONS
Les agents (1) qui viennent renouveler leurs adhésions (agents sous contrat CUI, CAE, apprentis…, agents en congés parentaux / disponibilité et autres agents ne bénéficiant pas de la prime de fin d’année) doivent impérativement, chaque année, remplir un nouveau formulaire et ramener leur dernière fiche de paie (et nouvel arrêté s’il y’a lieu) dès janvier et impérativement avant le 30 septembre.
Si cette procédure n’est pas correctement suivie, le renouvellement ne pourra être pris en compte.
(1) Seuls les agents du SDIS et les conjoints d’adhérents décédés, de par leurs statuts, n’ont pas à remplir ce formulaire et n’ont pas besoin de présenter de fiche de paie.
Ø OBLIGATOIRE :
Tous renseignements concernant les changements d’adresses, de collectivités, de services, de noms (mariage) doivent nous être communiqués.
Ø TRÈS UTILE
Nous communiquer vos adresses mails (personnelles, car nous avons les professionnelles) et n° de portable (et fixe) qui peuvent s’avérer très utiles en cas de requêtes, d’omissions, de litiges et autres problèmes divers, et pouvoir ainsi échanger très rapidement.
Ø CARTES ET BÉNÉFICIAIRES (POUR ACTIVITÉS ET BILLETTERIES) :
L’adhérent, le conjoint et les enfants qui figurent sur la carte sont pris en compte.
(Pour les enfants, jusque 20 ans, 25 ans s’ils sont étudiants)
Pour les familles recomposées, nous demandons le jugement attestant de la garde des enfants ainsi qu’un document officiel de concubinage ou PACS garantissant que les personnes vivent bien ensemble
RÉSILIATION ADHÉSION C.O.S
Vous pouvez demander à tout moment à ne plus être adhérent, sauf si vous avez bénéficié d’un prêt qui n’est pas encore acquitté (TITRE 1 – Article 6 du présent règlement)
Pour cela, un formulaire est à votre disposition aux permanences ou en téléchargement sur notre site. Il suffit alors de nous le faire parvenir au comité (en A/R si envoi postal) afin que la résiliation puisse être prise en compte.
Cependant, la cotisation pour l'année en cours (commencée) ne peut être remboursée
GARANTIE OBSÈQUES
Chaque adhérent peut librement adhérer à la garantie obsèques qui lui est proposée par le C.O.S en partenariat avec Henner et l’association La Garantie Obsèques.
Pour y souscrire (*) :
- Au moment de l’adhésion au Comité, prestation proposée dans le formulaire d’adhésion
- A tout autre moment en complétant un imprimé d’adhésion spécifique à demander aux permanences ou à télécharger sur notre site.
(*) Cette garantie étant prélevée mensuellement, la souscription à ce contrat est soumise à la condition que l’adhérent perçoive des indemnités salariales mensuelles. De fait, un adhérent ne percevant pas de salaire tous les mois, ou en contrat spécifique (CAE, CUI, apprenti) ne pourra adhérer à cette garantie.
Ø ATTENTION :
La garantie est valable pendant toute la carrière active, mais cesse dès le départ en retraite.
Pour ces derniers, vous aurez alors la possibilité de poursuivre votre adhésion individuellement à tarif préférentiel si cette adhésion individuelle intervient dans les 6 mois après la cessation d’activité.
Pour les adhérents non titulaires, la garantie est valable tant que vous travaillez pour les collectivités, mais cesse en cas de fin de contrat ou lorsque votre situation ne permet pas ou plus le prélèvement mensuel de la cotisation.
L’adhérent peut résilier cette prestation en faisant parvenir un courrier au C.O.S.
DÉCÈS DE L’ADHÉRENT
Les conjoints des adhérents actifs et retraités décédés sont admis, s’ils le désirent, en qualité de membres adhérents dans le collège retraités
Les ayants droit des adhérents actifs décédés en activité ayant au moins 9 années d’ancienneté peuvent bénéficier en conformité avec la légalité des indemnités dues à l’adhérent décédé (primes médailles ou autres) d’une prime correspondante à un mois de traitement brut indiciaire selon les critères définis par les collectivités.
TITRE 3 - CONTENTIEUX - SANCTIONS - DIVERS
(Articles 31, 32 et 33 statuts du C.O.S)
Chaque adhérent sollicitant un avantage s'engage à respecter le présent règlement.
PROCÉDURE DISCIPLINAIRE :
Au regard des statuts et de la législation en vigueur, l’adhérent susceptible d’être concerné par des sanctions disciplinaires :
- Est informé de la procédure qui va se dérouler à son encontre.
- Est informé des griefs qui lui sont faits.
- Peut être associé pour sa défense à une personne de son choix.
- A le temps suffisant pour se défendre, notamment dans la procédure écrite.
- Peut se faire assister par un avocat.
Fait à Saint-Quentin, le 1er janvier 2017
Le Président du C.O.S
P. GRIS
Le montant des primes et aides attribuées par le Comité des Œuvres Sociales est susceptible d’être modifié, à tout moment, par simple décision du conseil d’administration (3)
(3) Conformément à la décision du conseil d’administration du 2 septembre 2014
Afin de garantir le bon fonctionnement du comité et faciliter les échanges avec les adhérents, nous vous rappelons que le C.O.S est habilité à constituer un fichier informatique composé des éléments mentionnés ci-dessous.
Les adhérents doivent être informés de la mise en place du traitement de leurs données personnelles ainsi que de la nature des informations recueillies et doivent pouvoir s’opposer à ce traitement. Le droit d’accès et de rectification doit leur être garanti.
Cette mention figure sur nos fiches d’adhésions, sur nos mails et sur notre site internet (qui a également été déclaré à la CNIL)
Les adhérents doivent également être informés de l’identité du responsable du traitement : au comité, vos données personnelles sont gérées et sécurisées par le secrétaire administratif.
Vous trouverez ci-dessous toutes les données pouvant légalement être collectées, dans quel cadre (objectifs) et les destinataires potentiels pouvant avoir accès à ces données.
Il s’agit donc là de « généralités ». En réalité, bien sûr, le comité ne collecte pas toutes ces données, uniquement celles dont il a besoin pour traiter vos demandes, et pour mettre en place ses diverses activités.
Donc, pas de panique, « Big Brother » n’est pas parmi nous, il s’agit simplement de vous informer puisque c’est une obligation légale et que votre comité, en toute transparence, tient à respecter ces consignes.
DONNÉES PERSONNELLES CONCERNÉES : (le C.O.S ne collecte que certaines de ces données)
§ Nom, prénom, photographie (facultatif), sexe, date et lieu de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles (facultatif)
§ Le cas échéant, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence
§ Situation matrimoniale
§ Personnes à charge / ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants
§ Matricule interne, date d’embauche, service, statut
§ Montants des revenus d’activité (avis d’imposition), mutuelle, prime, part fiscale
§ Références du compte bancaire,
§ Nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin, lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille)
§ Montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement.
OBJECTIF(S) POURSUIVI(S) PAR LE TRAITEMENT (FINALITÉS) :
Gestion administrative :
§ Création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droits ou d’ayants droit, envoi du courrier
§ Historique de l’utilisation des subventions
§ Historique de suivi de commandes
§ Gestion de l’activité chèque emploi
§ Gestion des activités chèques cadeaux
§ Gestion des activités de distribution de cadeaux
§ Gestion des activités de billetterie, spectacles et loisirs
§ Gestion des activités voyage et séjours
§ Gestion des activités sportives
§ Gestion des prêts d’ouvrages
§ Attribution de primes de crèche, garderie, nourrice
§ Attribution de bourses
§ Offres promotionnelles, adhésions à des clubs de consommateurs adressées directement par le responsable du traitement.
DESTINATAIRES DES DONNÉES :
Pour le comité d’entreprise ou d’établissement :
§ Secrétariat, trésorier, élus
§ L’expert-comptable (interne ou externe) du comité d’entreprise ou d’établissement ;
§ Le commissaire aux comptes
§ Les prestataires et fournisseurs de services et de chèques cadeaux
§ Les organismes de voyage
§ Les résidences de vacances.
La dispense 8 prévoit que seules peuvent être enregistrées les données relatives à l’identité, l’identité bancaire, vie associative, et à des fins statistiques les données de connexion. Elle exclut les données sensibles telles que les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, l’état de santé ou la vie sexuelle des personnes, les infractions, condamnations ou mesure de justice, les informations sur les difficultés sociales et le numéro de sécurité sociale.
CE QUE DIT LA CNIL
La loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée par la loi du 6 août 2004 est applicable dès lors qu’il existe un traitement automatisé ou un fichier manuel (c’est-à-dire un fichier informatique ou un fichier « papier ») contenant des informations relatives à des personnes physiques.
Elle définit les principes à respecter lors de la collecte, du traitement et de la conservation de ces données et garantit un certain nombre de droits pour les personnes.
Les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que pour un usage déterminé et légitime.
Qu’il s’agisse de la gestion des subventions, des bourses, des primes de crèches, des chèques cadeaux, des activités de voyages, sport ou loisirs, les traitements informatisés mis en œuvre par les comités d’entreprise (CE) ou d’établissement, ainsi que par les comités centraux d’entreprises, les comités de groupe, les comités interentreprises ou les délégués du personnel doivent à ce titre se conformer à la loi informatique et libertés.
Ces informations doivent être limitées à celles qui sont strictement nécessaires au CE pour exercer ses fonctions légales.
Par exemple : Le CE peut être amené à demander la fourniture de la copie de l’avis d’imposition des ouvrants droits afin de procéder au calcul de la contribution de chacun en fonction de ses ressources. En revanche, le CE ne peut exiger la production de la déclaration de revenus, qui comporte des informations relevant de la vie privée des intéressés (Cour de cassation, chambre civile, arrêt du 29 mai 1984, n° 82-12.232).
Les salariés doivent être préalablement informés par le CE, et le cas échéant l’employeur, de l’objectif poursuivi, des destinataires des données, ainsi que de l’identité de la personne ou du service auquel ils peuvent s’adresser pour exercer leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition.
Par exemple : affichage d’une note d’information dans les locaux, remise d’un document à l’employé, mentions apparentes sur le questionnaire.
• Tout salarié a le droit de s’opposer à ce que son employeur adresse au CE des données qui le concernent. La transmission de ces données au CE ne peut être que facultative, le salarié devant être clairement informé des conséquences d’un éventuel refus de sa part : par exemple : application du tarif le plus élevé ou exclusion du bénéfice d’une prestation.
• Lorsque les données sont utilisées à des fins d’offres promotionnelles, les personnes concernées sont informées qu’elles peuvent s’y opposer sans frais et sans justification. L’envoi d’offres promotionnelles par voie électronique est subordonné au recueil du consentement préalable des personnes concernées.
Sources :
Délibération no 2006-230 du 17 octobre 2006 dispensant de déclaration les traitements mis en œuvre par les comités d’entreprise ou d’établissement, les comités centraux d’entreprise, les comités de groupe ou les comités interentreprises ou les délégués du personnel pour
la gestion de leurs activités sociales et culturelles (décision de dispense de déclaration no 10)
Délibération n°2010-229 du 10/06/2010 dispensant de déclaration les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par des organismes à but non lucratif, abrogeant et remplaçant la délibération n° 2006 – 130 du 9 mai 2006.